04 september 2014

Organiseer forensisch-technische tegenspraak bij een ‘dawn raid’

NL Nieuws Organiseer forensisch-technische tegenspraak bij een ‘dawn raid’

Door Mark Hoekstra partner bij Grant Thornton en Dennis van der Meer senior investigator bij Grant Thornton.

 

Bij een bedrijfsbezoek wordt een ter zake kundige advocaat ingeschakeld die direct ter plaatse is met een team van specialisten. Een forensisch IT-specialist maakt deel uit van dat team, want het gaat bij bedrijfsbezoeken steeds vaker in hoofdzaak om digitale informatie. Dit vereist kennis en ervaring. Niet alleen bij de toezichthouder, maar ook bij de cliënt. Het gaat om kennis die de systeembeheerder maar zelden heeft.

 

Zoektermen dienen proportioneel te zijn, zodat alleen relevante documenten worden geselecteerd (‘in scope’). Bij een recent praktijkvoorbeeld werd de zoekterm ‘rda’ gebruikt, terwijl de onderneming in Rotterdam gevestigd was. Bijna alle documenten waren geselecteerd. Na onze inmenging besloot de toezichthouder tot een meer proportionele selectiemethode.

 

Meerwaarde forensisch IT-specialist
Bij een bedrijfsbezoek is een forensisch IT-specialist op drie momenten van toegevoegde waarde.

  1. Voorafgaand aan een bedrijfsbezoek: is de organisatie technisch en organisatorisch voorbereid? Het is verstandig de ‘forensic readyness’ bij uw cliënt te testen door middel van een oefen-bedrijfsbezoek.
  2. Tijdens een bedrijfsbezoek: neemt de toezichthouder niet te veel mee? Klopt het technische verhaal van de toezichthouder? Is er door een ruime ‘keyword-search’ geen sprake van een ‘fishing expedition’? Is er voldoende zicht op wat precies wordt meegenomen/bekeken en beschikt uw cliënt na de inval over een exacte kopie van wat er is meegenomen.
  3. Na een bedrijfsbezoek: wat blijkt uit de meegenomen informatie? U wenst zo snel mogelijk uitsluitsel om uw verdere strategie te kunnen bepalen.

Toezichthouders nemen vaak zo veel mogelijk mee en vragen pas achteraf aan te wijzen wat privé of geprivilegieerd is. Met behulp van de tijdig ingeschakelde forensisch IT-specialist blijft de meegenomen hoeveelheid data zo beperkt en specifiek mogelijk, waardoor u na het bedrijfsbezoek direct kunt beginnen met uw eigen analyse van de geselecteerde data. Op die manier houdt u beheersing en kunt u tijdig de strategie bepalen, waarmee u de toezichthouder en/of concurrenten van uw cliënt mogelijk op achterstand kunt zetten.

 

Een toezichthouder wil alle PDF-bestanden meenemen omdat die niet indexeerbaar zijn. De forensisch IT-specialist toont aan dat dit niet juist is en dat 80% van de PDF-bestanden wel degelijk ter plaatse indexeerbaar en doorzoekbaar is. Slechts 20% van de bestanden wordt vervolgens meegenomen.

 

Afsluitend
Een onderneming dient bij een bedrijfsbezoek mee te werken met de toezichthouder, maar hoeft zich daar niet slaafs aan te onderwerpen. In dat speelveld zijn naast de juridische specialisten ook forensische IT-specialisten van grote waarde voor een onderneming. Juist dit samenspel leidt tot beheersing en meerwaarde.

 

Bron: Advocatie.nl