06 januari 2014

Opinie: hoe digitaal bent u?

NL Nieuws Opinie: hoe digitaal bent u?

Last van zilvervisjes en papiervisjes, of hoe digitaal bent U?

 

Door Bob van der Steen

Steeds meer bedrijven werken aan de digitalisering van  hun bedrijfsprocessen en administraties. Hiermee maken zij een enorme efficiëntie- en kostenreductie-slag. Binnen de fiscale regelgeving zijn voorwaarden rondom digitalisering gesteld. Deze zijn allerzins redelijk, maar belangrijk genoeg om aan te voldoen. Waar moet u rekening mee houden?

 

Waarom volledig digitaliseren?

Veel ondernemers maken gebruik van IT systemen waarin al nagenoeg alles wordt vastgelegd. Waarom dan nog een printje maken, per post versturen, in een ordner stoppen en uiteindelijk nog jarenlang in een archief bewaren? U maakt onnodig veel kosten aan papier, inktpatronen, printers, verzendkosten, archiefmateriaal, archiefruimtes en personeelskosten. Door uw administratie te digitaliseren kunt u aanzienlijke besparingen realiseren. Stukken zijn jaren later eenvoudig terug te vinden en het is ook veiliger tegen diefstal of brand.

 

Mag u zomaar originele stukken vernietigen?

Er zijn allerlei redenen om originele documenten of correspondentie te bewaren. De realiteit is echter dat u steeds minder originele documenten zult krijgen. Transportaktes voor onroerend goed; levensverzekeringspolissen; opdrachtbevestigingen; eigendomsbewijzen, ze zullen uiteindelijk allemaal digitaal verstrekt gaan worden. Nu gelden soms nog bijzondere regels voor dergelijke stukken. Doet u internationaal zaken, dan kunnen voor bepaalde landen wellicht speciale regels gelden. Laat u dus goed informeren. Voor het allergrootste deel van uw papierberg gelden deze bijzondere regels niet en daar is veel winst te behalen.

 

Elektronisch factureren

Binnen de Europese Unie is afgesproken dat dezelfde regels gelden voor papieren en elektronische facturen. Onder een e-factuur verstaan we 'elke factuur die voldoet aan de factuurvereisten en welke is verzonden en ontvangen in ongeacht welk elektronisch format, zoals bijvoorbeeld XML of PDF format'. Ook papieren facturen die zijn gescand en verzonden zijn aan te merken als e-factuur. Verder moeten de authenticiteit, originaliteit en integriteit van de e-facturen gewaarborgd worden, en moet de ontvanger akkoord zijn met toezending van e-facturen.

 

Digitaal archiveren

U dient alle boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die fiscaal relevant kunnen zijn, ten minste zeven jaar te bewaren. Deze regels gelden in ieder geval voor basisgegevens, en dat zijn het grootboek; de voorraadadministratie; debiteuren- en crediteurenadministratie; de in-en verkoopadministratie alsmede de loonadministratie. Deze termijn geldt ook voor het civiele recht. In de Wet op de omzetbelasting zijn aanvullende eisen gesteld aan de administratieve verplichtingen. Alles wat betrekking heeft op onroerende zaken moet u tien jaar bewaren. In het buitenland kunnen andere termijnen gelden, maar in het algemeen kunt u een bewaartermijn van maximaal tien jaar hanteren.

 

In de Algemene Wet Rijksbelastingen (AWR) is voorts geregeld dat documenten en andere bescheiden van hard-copy naar digitaal of op andere gegevensdragers mogen worden geconverteerd en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartermijn beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt. Ook is geregeld dat met de inspecteur van de Belastingdienst afspraken gemaakt kunnen worden tot op welk detail alles bewaard moet worden, maar dit is geen voorwaarde.