20 juni 2013

Fraude: ‘Bij ons gebeurt dat niet’

NL Nieuws Fraude: ‘Bij ons gebeurt dat niet’

Over fraude binnen het MKB bestaan nog veel misverstanden. Bijna een derde van de organisaties tot 100 werknemers is het slachtoffer van een fraude incident. En vaak is de fraudeur een persoon waar je het juist niet van verwacht.

 

door Amalia Lindveld


Janine, alleenstaande moeder van drie pubers, werkt al 7 jaar op de financiële administratie van Silver Vervoer BV. Het familiebedrijf wordt bestuurd door Ben Silver en zijn dochter Mayte. Mayte heeft Janine de baan van assistent-boekhouder bij Silver Vervoer aangeboden nadat Janine was gescheiden van haar man en dringend een baan zocht. Haar oudste zoon Boris studeert en woont op kamers. Janine heeft beloofd hem een tijdje te ondersteunen, totdat hij een bijbaantje heeft gevonden. Na 6 maanden breekt het zweet haar uit: ze kan de dure studiekosten voor Boris niet meer opbrengen. Ondertussen is boekhouder Jos, die ingeboekte betalingen autoriseert, uit beeld. Hij is ziek en keert op korte termijn niet meer terug op kantoor. Janine, die de taken van Jos waarneemt, besluit wat geld van de organisatie te lenen. Ze stelt een valse factuur van 2.000 euro op - met haar bankrekeningnummer - uit naam van een freelance chauffeur die regelmatig invalt. Weer een half jaar later heeft Boris nog steeds geen baan. Janine stelt maandelijks valse facturen op: de kosten van haar zoon moeten toch iedere maand betaald worden. Bovendien is het al te laat om die 12.000 euro terug te betalen, denkt Janine.

Een derde van de fraude slachtoffers is mkb’er

Het praktijkvoorbeeld van familiebedrijf Silver Vervoer dat misleid wordt door een betrouwbare werknemer is geen uitzondering. Ondernemingen met minder dan 100 werknemers zijn in 32% van de gevallen het slachtoffer van fraude, zo blijkt uit onderzoek van onder meer de Amerikaanse Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) uit 2012. MKB’ers zijn kwetsbaarder voor fraude dan grotere ondernemingen, omdat ze de middelen missen om toereikende interne controles en functiescheidingen op de juiste wijze op te zetten. In Nederland heeft bovendien 91% van alle bedrijven minder dan 10 werknemers in dienst.*

"Bij ons gebeurt dat niet"

Binnen kleine ondernemingen heerst vaak een familiaire sfeer. Medewerkers werken dikwijls al jaren voor de onderneming en hebben een vriendschappelijke band met elkaar opgebouwd. In hun perceptie wordt er binnen hun bedrijf niet gefraudeerd. ‘Welnee joh, we kennen elkaar al jaren, bij ons is daar absoluut geen sprake van.’ Daarnaast ontbreken in een kleine onderneming vaak de middelen om adequate interne controles te implementeren en ontbreekt het aan personeel om bepaalde functies te scheiden.

Toch is het plaatsen van medewerkers in vertrouwelijke posities waarin adequate controles ontbreken een ondoordachte beslissing, zeker als er geen aanvullende maatregelen worden genomen, zo vindt de ACFE. In het geval van Silver Vervoer had Janine niet verantwoordelijk mogen zijn voor zowel het inboeken als het autoriseren van de betalingen. Dit is toch gebeurd, omdat het bedrijf klein is en Ben en Mayte hun werkneemster vertrouwen. De autorisatie had echter door Ben of Mayte gedaan moeten worden.

Profiel fraudeur: juist de betrouwbare werknemer

Wie zijn nu eigenlijk die medewerkers die stelen van de baas? Volgens onderzoek van de ACFE is 87% van de fraudeurs nooit vervolgd of veroordeeld voor een fraude gerelateerd strafbaar feit. In totaal 84% is nooit gestraft of ontslagen door de werkgever ten gevolge van een fraude gerelateerd incident. Met andere woorden: het gaat hier niet om de stereotype crimineel, maar juist om de betrouwbare werknemer die gemiddeld 4 á 5 jaar voor het bedrijf werkt en niet eerder een strafbaar feit heeft gepleegd. Deze ‘betrouwbare werknemer’ heeft het vertrouwen van zijn of haar collega’s en beschikt over de middelen en vrijheid om de ongewenste activiteiten te verhullen. Vaak duurt het dan ook lange tijd voordat de directie merkt dat onregelmatigheden plaatsvinden.

Wapening tegen fraude: scheiding van taken

Kleine ondernemingen hebben niet altijd de middelen om toereikende interne controles in te voeren, maar zij kunnen zich weldegelijk wapenen tegen frauduleuze werknemers. In het geval van Janine was er na het vertrek van Jos onvoldoende scheiding van functies, waardoor Janine ongezien haar gang kon gaan. Om dergelijke situaties tegen te gaan zou een kleine onderneming in haar betaalpakket verschillende autorisaties moeten toekennen. Janine kan de betalingen uitvoeren, maar kan zelf geen wijzigingen aanbrengen in crediteurenkaarten.

Uiteraard is dit niet voldoende, indien sprake is van samenspanning tussen crediteur/leverancier en medewerker. Een extra controle vindt plaats door facturen af te laten tekenen door de persoon die de diensten heeft afgenomen. Mayte is degene die chauffeurs inhuurt en inzet: zij dient dan ook alle betalingen aan chauffeurs te ondertekenen voordat ze naar de boekhouding gaan.

Een andere maatregel die kleine organisaties kunnen nemen, is het stellen van restricties ten aanzien van het gebruik van company creditcards. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om een opnamelimiet per dag en onbruikbaarheid van de kaart in bepaalde winkels, waaronder juweliers en casino’s. Ten slotte kan het afsluiten van een fraudeverzekering en een audit door een externe specialist bijdragen aan preventie. Daarbij geldt: beter voorkomen dan genezen.

Grant Thornton kan u onder meer ondersteunen bij het in kaart brengen van mogelijke risico’s en bij de implementatie en/of uitvoering van gerichte beheersmaatregelen. Als zich een fraude gerelateerd incident heeft voorgedaan, zijn wij bovendien de specialist op het gebied van feitenonderzoek en daarbij kunnen wij tevens een passende schadeberekening voor u opstellen ten behoeve van toekomstige verhaalsmogelijkheden.

Wil u meer weten over het onderwerp? Neem vrijblijvend contact op met Peter Schimmel, partner Forensic Investigation Services van Grant Thornton.

‘Omgaan met fraude en corruptie’ vormt ook het onderwerp van discussie op een nieuwe ontbijtsessie voor organisaties uit de Haven, Handel & Logistiek. U kunt zich aanmelden via gt.nl/evenementen.

*Brummelkamp, Huisman & Denkers, 2011