Forensic readiness

‘Forensic’ komt van het woord ‘forum’. In het forum wordt recht gesproken en om recht te spreken zijn betrouwbaar vastgestelde feiten nodig. Iedere organisatie, groot of klein, kan onderwerp van onderzoek worden van de fiscus, de NMa of een andere toezichthouder of in een juridisch geschil worden betrokken. Veel organisaties willen binnen hun organisatie betrouwbaar onderzoek kunnen doen als sprake is van een mogelijke integriteitinbreuk.

 

Weet u bijvoorbeeld wat te doen als er naar de pers wordt gelekt over een interne kwestie? Of wat te doen als uw concurrent plotseling over uw klantenbestand beschikt? Op zo’n moment moet u snel en betrouwbaar kunnen beschikken over de relevante feiten.

De meeste organisaties zijn niet voorbereid op dergelijke situaties en zijn daardoor juridisch kwetsbaar. Zij moeten dan onnodig kosten maken als zich een calamiteit voordoet die dan veelal als een crisis wordt ervaren.

 

Wat houdt forensic readiness in?
Bij Forensic Readiness beschikt de organisatie over de juiste gegevens om:

• te kunnen herleiden wat er is gebeurd, soms tot in detail (dossiers op orde, juiste gegevens getrouw vastgelegd, scheiding privé/juridisch relevant);
  
• efficiënt onderzoek te kunnen verrichten (snel en beheersbaar in tijd/kosten);
  
• effectief onderzoek uit te voeren (een zo groot mogelijke kans op succesvol onderzoek om sterk te staan);
  
• gegevens te mogen gebruiken (reglement, legal privilege, privacy).
  

 

Het voordeel van forensic readiness
Als een organisatie ‘forensic ready’ is, dan kan zij slagvaardig reageren op eventuele claims, staat zij sterk in arbeidszaken en bespaart zij zich veel uitzoektijd als er een vraag van een toezichthouder komt. Bijkomend voordeel is dat ook voor andere doeleinden, zoals het behoud van een bepaalde vergunning, verzekering, accountantscontrole en beheersing in het algemeen de boel op orde wordt gebracht.

 

Hoe wordt uw organisatie forensic ready?
Tezamen met uw juridisch adviseur kan het Forensic & Investigation Services team van Grant Thornton een inventarisatie maken van de huidige situatie binnen uw bedrijf en de mogelijke stappen die u kunt maken om tot een optimale situatie te komen. Ook zijn wij beschikbaar om u bij de uitvoering van die stappen te assisteren. Het gaat dan om de navolgende elementen.

• Archivering van fysieke en elektronische documenten, die rekening houdt met toekomstige toegankelijkheid en specifieke kenmerken van de documenten. Het gaat niet alleen om de continuïteit van het bedrijf na een calamiteit, maar om een veel bredere selectie van gegevens.
  
• Het trainen van sleutelfunctionarissen om die bewust te maken én te houden, waar het gaat om situaties waar een goede voorbereiding van belang is. Het gaat dan in het algemeen om onderwerpen rond arbeidsrecht, intellectueel eigendom, mededinging of onregelmatigheden, zoals fraude en corruptie.
  
• Het vastleggen in protocollen en reglementen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, handelwijzen en afspraken die bevorderlijk zijn voor de vlotte voortgang en afwikkeling juridisch procedures, claims en conflicten. Het gaat bijvoorbeeld om wat te doen bij een vermoeden van fraude, een inval van een toezichthouder, het classificeren van documenten of het opstellen van een privacy code omtrent e-mail en internetgebruik.
  

 

Wat kost het om forensic ready te worden?
Omdat geen situatie hetzelfde is, zal de investering om tot een optimale situatie te komen per situatie sterk verschillen. In beginsel gaat het om te komen tot een goede inventarisatie van uw (elektronische) archiefsituatie, die één tot twee dagen in beslag neemt, en het bestaan en de opzet van relevante protocollen en reglementen in relatie tot de mogelijke noodzaak daarover te beschikken.